Egy nyugalmas hétvége különösen alkalmas arra, hogy igazán rendet tegyünk - leginkább fejben. Érdemes erre egy fél napot rászánnunk, ez utána hetekre-hónapokra megkönnyíti az életünket és érezhető gördülékenységet, hatékonyságot hoz a mindennapjainkba. Mostanában a GTD-módszert tanulmányoztam alaposabban, amely egy egyszerű, de rendszerként működő időmenedzsment technika. Ezúttal a GTD "nagy rendrakásra" vonatkozó tippjeit osztom meg Veletek!

Előbb csináld azt, ami szükséges, utána azt, ami lehetséges, és máris azt fogod csinálni, ami lehetetlen!

Assisi Szent Ferenc

A GTD betűszó a "Getting Things Done" ('intézz el mindent') angol kifejezés rövidítése, David Allen vezetési tanácsadó és tréner módszere, ami a világon szinte mindenhol elterjedt: menedzsment területen, vállalat-irányításban és hatékonyság-növelésben népszerű módszer. A nagy előnye, hogy nem csak a céges szférában és nagy rendszerek működtetésében alkalmazható technika, hanem a mindennapi élet minden területén érdemes az ajánlásait alkalmazni, mert a legapróbb teendőktől a fontos, jelentős ügyekig segít megtalálni a dolgok helyét az életünkben és azt a hozzáállást kialakítani, hogy a teendőink ne csak gyűljenek, torlódjanak, halogatódjanak - kiapadhatatlan stresszfaktorként viselkedve, hanem tényleg elintézzük őket. A módszer alapvető, minden szintjét és ajánlott lépését átszövő filozófiája ez: ne tarts semmit fejben, minden teendőt, elintézendő dolgot, felvillanó ötletet tárolj máshol, de ne a fejedben: hanem inkább "külső tárolókban", például kézzel írt vagy számítógépen tárolt listákban, dokumentumokban, bejövőirat-tartóban, referenciaanyagok feliratú mappában stb. - a lényeg, hogy ezek átlátható, könnyen hozzáférhető, logikus egészet alkossanak, ami abban segít minket, hogy biztosak lehessünk benne, minden a helyén van, a lehető legjobb helyén ahhoz, hogy elintézzük: ez pedig nem a fejünk!

A módszerről részletesen írtam már ebben és ebben a cikkben, most azt a részét mutatom be, ami arra vonatkozik: HOGYAN KEZDJ EL A KÁOSZBÓL RENDET CSINÁLNI? Vagyis hogyan alkoss saját, jól működő rendszert a jelenleg talán kissé esetlegesen funkcionáló, időkezelésre és a teendők elvégzésére jellemző működésmódodból! Szerintem legtöbbünknél döcög valahol a rendszer: egyes életterületek elég jól mennek, bizonyos kompetenciáinkat és adottságainkat jól használjuk a dolgok valódi megoldására és igazán hatékonyak vagyunk ezeken a területeken; más ügyeinkben viszont halogatunk, elúszunk a tennivalókkal, frusztráltak és kimerültek vagyunk a halmozódó feladatainktól és a tűzoltásra rendezkedünk be hosszútávon is. Ha ezt hagyjuk így csordogálni hónapokon vagy akár éveken keresztül, az akkora stresszforrás az életünkben, ami egyértelműen megnehezíti az életünket, még a pihenőnapjainkon is piros lámpaként villog a fejünkben, nem enged lazítani minket, állandóan helyet kér önkéntelenül is a gondolatainkban minden ilyen régóta rosszul működő vagy halogatott ügy. Ne hagyd, hogy elborítsanak és átvegyék az irányítást ezek a nem működő részelemek! Ezért érdemes lépéseket tenni arra, hogy áttekintsük:

1. Milyen területeken vagyunk elég hatékonyak és elégedettek a mindennapi szokásos működésmódunkkal (a hatékonyság mérőfoka: jó időkihasználással, megnyugtatóan, elégedettséget hozóan tudjuk elintézni az ügyeinket, a legtöbb kisebb és nagyobb problémás helyzetet). Veregessük meg a vállunkat, hiszen ezt jól csináljuk! Mindenkinek vannak kiemelkedően jól működő életterületei: lehet, hogy csodásan feltalálod magad főzés közben, akkor is ha nincs a hűtőben megfelelő alapanyag, vagy jól meg tudod nyugtatni a síró gyermekedet, esetleg mindig rendesen és precízen elteszed a befizetett csekkeket és számlákat.

2. Milyen területeken nem vagyunk elégedettek azzal, ahogyan intézzük a saját dolgainkat: ahol lehetnénk összeszedettebbek, alaposabbak, precízebbek, gyorsabbak, nyugodtabbak, eredményesebbek - de valamiért mindig kicsúsznak a kezeink közül a dolgaink és kapkodás, türelmetlenség, alacsony hatásfok lesz a vége. Lehet, hogy ez éppen a háztartás területére, a nyaralás megtervezésére vagy a magánélet más területére jellemző fejlesztendő területed, de az is lehet, hogy a munkádra, a munkaidődben végzett feladataidra vonatkozik.

Ha megvannak a leginkább "problémás" területek, akkor jön a saját reform kitalálásának ideje! Érdemes rászánni jópár (akár 4-5) nyugodt, ráérős órát, hogy alaposan végiggondoljuk: mit és hogyan reformálhatnánk meg. Elővenni egy köteg fehér A/4-es lapot és végigcsinálni az alábbi, GTD-módszer által javasolt lépéseket!

Még mielőtt belefognál...

0. lépésként azt javaslom, a működő részterületekből próbáld megtalálni azt az elemet, viselkedést, szokást, amiért az jól funkcionáló működésmódod. Mit tudnál ebből hasznosítani más, fejlesztendő területeken? Ez nem a GTD-módszer ajánlása, de én személyesen hiszek benne, hogy sok hasznos felismerést hozhat, amit jól kamatoztathatsz: hiszen TE működsz jól ezeken a területeken, nem más szokását kell ellesned, utánoznod, hanem a saját meglevő erőforrásaidra érdemes építened. Ha jól tudsz rendet tartani a lakásodban, tisztaság és rendszer van a fürdőszobában; akkor hogyan tudnád azt, amit a fürdőszobai rendrakásban hatékonyan, kis időráfordítással csinálsz analógiásan alkalmazni arra, hogy a munkahelyi íróasztalodon heverő iratkupacok is helyet találjanak maguknak és a bennük levő feladatok, teendők is elintéződjenek. Ehhez természetesen kell némi elvonatkoztatási képesség, hiszen más dolog a parfümös polcon rendet tartani, mint a munkahelyen - de vajon miért működik az egyik és miért nem a másik? Mi kellene ahhoz, hogy jobban működjön a mostani hiányterületed? Itt érdemes a csak rajtunk múló dolgokra koncentrálni, amire nincs ráhatásunk - azon ne agyaljunk feleslegesen: "ha Gizike megcsinálná rendesen a dolgokat, akkor nekem bezzeg nem kellene...". Nem, Gizikét nem tudjuk megváltoztatni. Csak a saját hozzáállásunkat.

A projektjeid teljes listája

Minden projekt, nemcsak az, hogy "10%-os bevételnövekedést elérni az év végére", hanem az is, hogy "megfelelő kutyát keresni a gyereknek" vagy "szállást találni és foglalni a nyaralásra" vagy "rendet rakni a garázsban". Szóval projekt minden, ami egynél több lépésből áll, egynél több lépés szükséges hozzá, hogy sikeresen megvalósítsam. (Pl. nyaralás-projekt: 1. megkérdezni a kolléganőmet, mi volt az a tavalyi szállásuk, amit annyira ajánlgatott, 2. szétnézni az interneten, összegyűjteni a lehetőségeket, amik árban és időben szóba jöhetnek. 3. az öt legjobbnak tűnő ajánlatot megvitatni a párommal. 4. dönteni arról, melyiket foglaljuk le. 5. a szabadságot elintézni a nyaralás időpontjára 6. lefoglalni a szállást. stb.) Ez forradalmi gondolat: nem csupán a "nagy" dolgok, a fontosságban vagy munkaszervezés szempontjából előtérben levő ügyek a projektek, hanem minden olyan ügyünk, amiben több lépést kell tenni a sikeres megvalósításhoz. Nos, ezeket az ügyeket ne egy folytatólagos listára írd fel (első lépésnek és gyors rendrakásnak ez se rossz, ha most éppen nincs erre több időd), hanem mindegyiket külön egy A/4-es lap tetejére! Lehet, hogy elsőre pazarlásnak tűnhet, de azért jó ötlet így csinálni, hogy később minden eszedbe jutó ötletet, indformációt, adatot, további teendőt erre az egy lapra írhass fel, ne pedig külön kis cetlikékre, amelyek elkallódnak (természetesen lehet mindezt digitálisan, egy-egy új dokumentumban is megcsinálni egy külön mappában - de csak akkor tegyünk így, ha tényleg mindig elérhető a számítógépünkön ez a lista, kéznél van a gépünk és így bármikor tudunk dolgozni vele).

Következő lépés és határidők

Határozd meg mindegyik projekthez a KÖVETKEZŐ LÉPÉST - ez kulcsfontosságú momentum, enélkül sokkal kevésbé van esélyed arra, hogy lépéseket tegyél a régóta halogatott ügyeidben. Ehhez rendelj határidőt. Ha vezetsz külön határidőnaplót vagy a telefonodon levő naptárat használod, írj fel a megfelelő dátumhoz vagy állíts be emlékeztetőket, hogy mikorra mit tűztél ki magadnak elintézendőnek. Reális határidőket szabj, a túlvállalás nem oldja meg a időgazdálkodási problémáidat, csak újabb terhet raksz ezzel magadra, tehát inkább kisebb első lépéseket határozz meg, de azok teljesíthetőek legyenek.

Egészítsd ki a projektjeidet továbbiakkal

Már 10-12 ilyen "projektlapod" van? Következő lépéssel és határidővel? Akkor érdemes még teljesebbé tenni a listádat, hiszen ezek csak az első körben eszedbe jutott projektjeid. Gondolkodj tágabb horizonton, szélesebb körben, globálisabban! Ehhez David Allen javaslatai:

Három fő szempont alapján tárhatunk fel rejtett projekteket:

• aktuális tevékenységek
• elhivatottság, érdeklődés, elkötelezettség
• problémák, folyamatok fejlesztése és lehetőségek a fejlődésre

Ugye, ez ötletadó volt? Írj fel még több projektet! Minél teljesebb a projektlistád, minél több halogatott, szükséges, vágyott dolog felkerül rá konkrétan és következő lépéseket határozol meg hozzá, annál tisztább lesz az összkép és rendezettebb, nyugalmasabb a jelen: hiszen mindennek meglesz a maga ideje és helye, amikor elindul a megvalósítás útján.

Mikor és hol: projektjeid haladását ellenőrizd rendszeresen

Ha megtetted a részletes és alapos, külön papíron történő listázást, látod, hogy a következő hetekben, hónapokban melyekben és mit vársz magadtól következő lépésként megtenni. Az is fontos, hogy ezeket rendszeresen kövesd nyomon! A heti áttekintés a legcélszerűbb, de ne csak átnézd ezeket a papírokat vagy digitális listákat, hanem aktualizáld, egészítsd ki, vagy zárd le (dobd ki), ha végeztél vele és vegyél fel újabbakat a listára. Ha valamit nem csináltál meg határidőre, ne aggódj rajta: tűzz ki újabb reális időpontot és emlékeztetőt és engedd el a lelkiismeret-furdalást, hiszen mindig van olyan tétel, amire nem jut elég figyelem, más aktuális dolgok miatt. A rendszeres aktualizálás az örök időre való halogatástól óv meg.  Fontos kérdés: mikor és hol fogod megtenni ezt rendszeresen, legyen erre vonatkozó terved! Lehet, hogy a pénteki munkanapot ezzel érdemes délután befejezni a munkahelyeden, de az is lehet, hogy vasárnap este, az otthoni nyugalomban érdemes erre időt szánnod.

A rendszer további elemei

A projektjeink listázása, teljessé tétele és a rendszerben való követése, az erre vonatkozó elhatározás egy jó nagy alaplépés a káoszból a rend felé vezető úton. Van még kedved tovább reformálni a meglevő működésedet? Akkor nézd át, gondold át, tisztogasd ki az alábbi alrendszerek működését is. A fő kérdés: hogyan tehető még hatékonyabbá a rendszer?

• határidőnapló/naptár funkció a telefonon, számítógépen: mit írsz bele, mikor, hol nézed meg, mikor aktualizálod, kivel és hogyan osztod meg, mit csinálsz az el nem végzett elemekkel
• bejövő e-mailek: hány fiókod van, mennyire egyszerű áttekinteni a bejövő üzeneteket, vannak-e külön tematizált bejövő üzenet mappák, azok aktuálisak-e, milyen jelöléseket, emlékeztetőket használsz a sürgős/fontos/érdekes e-mailek elkülönítésére
• bejövő papír-iratok: hol, hogyan, milyen mappákban, irattartókban tárolod őket, van-e külön otthoni, irodai, tematikusan vezetett tárolórendszered, azokat mikor szelektálod-leltározod
• kapcsolatok, elérhetőségek: mennyire aktuális a telefonos/számítógépes névjegyzéked, vannak-e cetliken, névjegyeken hányódó telefonszámok, e-mail címek, amelyeket érdemes beírni a digitális névjegyzékedbe, lehet-e csoportokat létrehozni vagy a meglévőket még átláthatóbbá tenni, hogy gyorsan elérhető legyen mindenki.

Ez csak néhány ötlet volt a rendszered SAJÁTTÁ és MÉG HATÉKONYABBÁ tételére. Minden lépés biztosan előbbre visz, minden ebbe befektetett idő megtérül!

Ha további ötleteket szeretnél kapni vagy a rendszer egészét szeretnéd alaposan elsajátítani, akkor olvasd el David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen - GTD c. könyvét!

Ur Anita, coach

A szerző további írásait az Örömterv blogon olvashatod, még több információt a Coaching neked honlapon találsz.

Ha szeretnél rendszeresen Lelkizóna-cikkeket olvasni, kövesd a Lelkizóna oldalát a facebookon is!

Mentés

Mentés

Mentés

Mentés